ERP-системи: в чому їх суть та застосування

Простими словами, ERP система є набором інструментів, що сприяють управлінню бізнес-процесами в організації, контролю над поставками та використанням ресурсів, а також веденню кадрової роботи. Усі внутрішні ресурси компанії відображаються у ERP-системі. Зазвичай такі системи застосовують у великих організаціях з великим товарним асортиментом і безліччю внутрішніх процесів.

Що таке ERP-системи та які функції вони виконують? Відповідь це питання міститься у самій назві даного типу програмного забезпечення. Абревіатура розшифровується як “Enterprise Resource Planning” (планування ресурсів підприємства). Саме таке визначення найбільш точно описує суть системи ERP.

ERP-система – це комплексне рішення, що поєднує всю інформацію про роботу компанії на єдиній платформі. Завдяки даним, що містяться в ЕРП, керівництво може приймати виважені рішення, спираючись на повну картину того, що відбувається.

За рахунок зібраної інформації про ресурсні витрати компанії така система стає невід’ємним інструментом стратегічного планування. Грамотний розподіл ресурсів – ключова перевага впровадження ERP на підприємстві.

Деякі можуть запитати – навіщо потрібна ERP-система, якщо вже існують різні програмні продукти для обліку ресурсів, управління персоналом та контролю над поставками? Основне її завдання – це інтеграція всіх процесів компанії до єдиного цілісного масиву даних. Вона поєднує різноманітну інформацію в єдине джерело. Основною функцією ERP-систем є автоматизація. Ці програмні продукти допомагають:

• покращити планування діяльності різних відділів компанії;
• забезпечити прозорість усіх бізнес-процесів;
• працювати за встановленими стандартами;
• здійснювати ефективний контроль за роботою співробітників;
• створювати автоматичні звіти за заданими критеріями;
• оперативно оцінювати якість роботи;
• дотримуватись термінів виконання виробничих етапів.

ERP-системи автоматично збирають інформацію про роботу компанії, а подальший аналіз даних допомагає виявити проблемні моменти та своєчасно реагувати на зміни. Важливою перевагою ЕРП є її гнучкість – для налаштування таких програм не потрібно спеціальних навичок у програмуванні, їх можна порівняно легко адаптувати під потреби конкретної компанії.

П’ять ознак необхідності в ERP-системі для вашого бізнесу

Перед тим як розпочати порівняльний аналіз ERP-систем, важливо визначити, чи дійсно вам це потрібно. Якщо у вас невеликий бізнес і ви здатні зберігати всю інформацію про компанію в голові, то, ймовірно, використання ERP-системи не стоїть на порядку денному. Проте є кілька ознак, які можуть зазначати необхідність впровадження ERP:

1. Розрізнена взаємодія між відділами, що уповільнює передачу завдань та інформації між ними.
2. Значні часові витрати працівників на рутинні завдання, що знижує продуктивність.
3. Повільне оформлення документів бухгалтерією, що може сповільнити фінансові процеси.
4. Ускладнений доступ до інформації про роботу окремих відділів, що заважає оперативному прийняттю рішень.
5. Складнощі в контролі за ефективністю роботи співробітників та відстеження залишків на складі в реальному часі.

Якщо навіть дві або три з перерахованих вище ознак знайомі вам з власного досвіду, то, ймовірно, варто звернути увагу на впровадження ERP-системи.

Як не заплутатися при виборі системи ERP

Тепер, коли ви усвідомили переваги ERP-систем і розумієте, що це таке, настав час розібратися в тому, як правильно вибрати потрібний варіант. Приклади цих систем показують, що зробити помилку можна вже на початковому етапі, вибравши продукт, який відповідає поточним потребам. Зрозуміти, що таке ERP — це лише половина справи, адже серед різноманітних пропозицій на ринку знайти відповідний варіант може виявитися складним завданням.

Часто керівники в повному обсязі усвідомлюють суть ERP-системи і, не знаючи, як зробити вибір, делегують це завдання іншим. Однак, це може бути помилкою. Не можна довіряти вибір системи ERP ні системному адміністратору, ні комерційному директору, ні керівнику виробництва. Важливо розуміти, що ця система буде відображенням вашого бізнесу, тому програма повинна бути зрозуміла саме тому, хто керує цим бізнесом.

Перш за все, визначте основні вимоги до системи ERP, виходячи з поточної ситуації. При цьому уникайте абстрактних фраз на кшталт “оптимізація роботи компанії”. Сформулюйте цілі чітко і безпосередньо, використовуючи зрозумілі терміни. Наприклад, “автоматичне формування звітів” або “в реальному часі облік використовуваних матеріалів”. Важливо розуміти, що ERP системи повинні спрощувати щоденну роботу. Чим більш конкретно ви сформулюєте свої вимоги, тим вища ймовірність отримати ефективний інструмент, який реально допоможе вашому бізнесу.

Ключові характеристики сучасних ERP систем: що має включати

Робота з ERP-системами вимагає розуміння їхнього універсального характеру, що надає комплексну інформацію про компанію на всіх рівнях. Однією з головних переваг впровадження є можливість отримання всебічної інформації про ресурси, що використовуються для виконання завдань.

Будь-яка система ERP складається з двох рівнів.

Хоча структура ERP систем зазвичай однотипна, набір модулів може змінюватись залежно від конкретних завдань компанії. Важливо, щоб системи ERP надавали широкий спектр звітів, необхідних для повноцінного планування діяльності. Програмне забезпечення має автоматично збирати дані та створювати звіти з різних аспектів роботи компанії, від термінів постачання до фінансових даних. Крім того, цей модуль має бути гнучко настроюваним і адаптованим до особливостей організації та її галузі.

Однак звіти – це далеко не єдина функція системи ERP. Вона також повинна допомагати у вирішенні інших завдань:

• Управління персоналом. Цей модуль повинен включати відображення організаційної структури, облік заробітної плати та оформлення трудових договорів. Крім того, система повинна зберігати інформацію про кандидатів, які пройшли співбесіду, щоб швидко заповнити вакансії.
• Робота з документами. Важливо, щоб система ERP забезпечувала швидку передачу документів між відділами та клієнтами без використання сторонніх сервісів.
• Єдиний робочий простір. Система повинна надавати дані без розривів. Користувачі повинні мати можливість отримати доступ до інформації про постачання та продаж з однієї програми.
• Збір інформації клієнтів. Програма повинна фіксувати всі дані про клієнтів, включаючи історію замовлень та контактів, для підвищення обсягу продажу та контролю за дебіторською заборгованістю.
• Робота з постачальниками. Система ERP повинна спрощувати процес керування поставками, відображаючи шлях кожної поставки і дозволяючи порівнювати пропозиції різних постачальників.
• Рівні доступу. Функціонал системи повинен відрізнятися залежно від відділу, запобігаючи витоку інформації та полегшуючи роботу з програмою для кожного співробітника.

Ці функції ERP дозволяють підвищити прозорість всіх бізнес-процесів, що є одним із ключових переваг використання таких систем. Вся інформація про постачальників, клієнтів, замовлення та інші аспекти роботи компанії стає легкодоступною та керованою.

Типи ERP систем: виберіть найкращу для вашого бізнесу

Обговорюючи різноманітність ЕРП виділяють різні види програм залежно від різних критеріїв. Одним із таких критеріїв є тип архітектури. Ми вже згадували модульні програми, де функціональність може бути адаптована під особливості кожної компанії. Однак існують також програми з єдиною архітектурою, що є цілісним простором з фіксованим набором модулів.

Більш важливо порівнювати ERP системи за їхнім призначенням.

• Комплексні системи. Ці універсальні ERP-системи можна використовувати у різних галузях. Розробники зазвичай передбачають способи інтеграції з іншим програмним забезпеченням.
• Галузеві системи. В даному випадку ERP системи розробляються з орієнтацією на конкретну сферу, наприклад, будівництво чи виробництво.
• ERP для малого бізнесу. Попри те, що концепція ЕРП систем зазвичай передбачає їх використання у малих компаніях, деякі розробники створюють спрощене програмне забезпечення з базовим набором функций.

Крім того, на ринку є ERP-системи різних типів розміщення. Це коробкові версії, де дані зберігаються на серверах компанії, або хмарні. В останньому випадку відповідальність за збереження даних лежить на розробнику програмного забезпечення.

Плюси та мінуси ERP систем: що варто знати перед вибором

ERP системи мають багато переваг, про які ми вже говорили раніше. Серед них автоматизація рутини, спрощення контролю за різними відділами компанії та зручний облік ресурсів. Приклади успішного впровадження систем демонструють їх ефективність. Однак слід також враховувати недоліки таких систем.

Деякі недоліки можуть проявити себе не відразу, особливо під час етапу впровадження. Наприклад, багато з перерахованих мінусів відносяться до коробкових версій. При виборі хмарної системи, розробник бере на себе турботу про технічний бік експлуатації та збереження даних. Однак навіть у разі вибору хмарної системи вартість програми та необхідність навчання персоналу залишаються важливими факторами, які можуть обмежувати прийняття рішення.

Варіанти впровадження програмного забезпечення

Впровадження ERP системи на підприємстві може здійснюватися різними способами, і одним із найменш ризикованих підходів є покрокова інтеграція. При цьому процес відбувається поступово, з послідовним включенням різних модулів. Однак такий метод потребує більше часу на адаптацію програми та повний перехід. З іншого боку, існує комплексне впровадження, при якому робота в системі починається швидко, з установки програми у всіх відділах компанії та налаштування під кожен процес.

Золотою серединою між двома методами є третій підхід, який комбінує тактику обох попередніх. І тут використання ERP системи відбувається у всіх напрямках з урахуванням етапів. Такий метод забезпечує проведення робіт у відносно короткі терміни та з мінімальною кількістю помилок.

У результаті, ERP система є невід’ємним інструментом для сучасних підприємств, забезпечуючи автоматизацію та оптимізацію ключових бізнес-процесів. Незважаючи на деякі ризики та складності впровадження, правильно обрана та налаштована система здатна значно підвищити ефективність роботи компанії, забезпечуючи прозорість, координацію та керування всіма аспектами її діяльності. Важливо підходити до вибору та впровадження ЕРП системи відповідально, враховуючи особливості бізнесу та потреби компанії, щоб досягти максимальної віддачі від цього інноваційного рішення.